De la cursă la factură
Într-o firmă de transport, factura începe de obicei cu o căutare: ce cursă a fost, ce preț s-a negociat, în ce monedă și pentru ce client. În Carnio, aceste informații sunt deja pe cursă. Din cursele finalizate pregătești o ciornă de factură cu clientul și termenul de plată, o verifici și o emiți printr-o acțiune explicită. Numerotarea pe serie pornește de la numărul pe care îl alegi, ca să continui seria folosită până acum în alt program.
La emitere, Carnio generează PDF-ul facturii. Ciornele se pot modifica sau anula cu motiv, iar o factură emisă nu se mai editează: se corectează prin storno total sau parțial, așa cum cere contabilitatea.
Cum ajunge factura în e-Factura
Carnio nu încarcă facturile direct în SPV. Transmiterea către ANAF rămâne la programul de contabilitate: conectezi contul SAGA Web al firmei cu cheia de acces, iar fiecare factură emisă, inclusiv cele storno, intră într-o coadă de import către SAGA. SAGA preia factura automat și o transmite în e-Factura, ca pe orice document emis din SAGA.
Dacă importul eșuează sau răspunsul este neclar, de exemplu după o întrerupere de rețea, factura nu este retrimisă la întâmplare. Echipa primește o notificare, administratorul verifică documentul în SAGA și confirmă dacă importul există sau trebuie retrimis. Așa se evită facturile duplicate în contabilitate.
Pe fiecare factură urmărești:
- starea importului în SAGA;
- evidența SPV: indexul de încărcare, indexul răspunsului și starea (în prelucrare, acceptată sau respinsă), completate după verificarea în SPV;
- încasările, inclusiv cele parțiale, și restituirile;
- scadența: facturile restante apar într-un rezumat zilnic de notificări.
Importul în SAGA nu înseamnă, singur, acceptare în e-Factura: starea finală se verifică în SPV. Integrarea cu SAGA se activează separat pentru fiecare firmă și are nevoie de un cont SAGA Web.
Facturile emise înainte de Carnio
Dacă ai emis facturi în SmartBill sau în SAGA, le poți aduce în Carnio din fișiere: XML-ul e-Factura al fiecărei facturi, arhiva ZIP descărcată din SPV sau exportul facturilor de ieșire din SAGA. Facturile importate nu primesc număr nou și nu se mai trimit nicăieri. Ele completează istoricul clientului și profitabilitatea curselor: Carnio leagă automat o factură de cursa finalizată cu același preț și aceeași monedă atunci când există o singură potrivire, iar restul le aloci manual pe curse.
Ce rămâne după cursă
Pentru că factura rămâne legată de cursă, vezi lângă venit și costurile ei înregistrate, precum combustibilul, diurnele și partea din salariul șoferului, și ce rămâne la final. Sumele se păstrează în moneda facturii, iar Carnio nu inventează cursuri de schimb: o încasare într-o altă monedă decât factura nu se reconciliază automat.